Näin rakennat yrityksen pikkujoulubudjetin realistisesti

Huolellinen budjetointi tekee pikkujoulujen järjestämisestä sujuvaa

Yrityksen pikkujoulubudjetti muodostuu ruoan lisäksi monesta käytännön yksityiskohdasta, joiden vaikutus kannattaa selvittää hyvissä ajoin. Vierasmäärä, menutyyppi, tarjoiluhenkilökunta, astiat, kuljetus ja kattaus vaikuttavat kaikki cateringin kokonaiskustannuksiin. Kun tarpeet määritellään ennen tarjouspyyntöä, eri kokonaisuuksia on helpompi arvioida ja turhilta yllätyksiltä vältytään. Ammattilaisten huolehtiessa tarjoiluista henkilöstö voi keskittyä rentoon yhdessäoloon ja onnistuneeseen juhlaan.

Vierasmäärä luo perustan pikkujoulujen catering-budjetille

Vierasmäärä on yksi tärkeimmistä pikkujoulujen catering-kustannuksiin vaikuttavista tekijöistä. Se määrittää tarvittavan ruoan ja juoman määrän sekä vaikuttaa astioiden, kalusteiden ja tarjoiluhenkilökunnan tarpeeseen. Osallistujamäärästä kannattaa tehdä realistinen arvio jo suunnittelun alussa, vaikka lopullinen vahvistus saataisiin myöhemmin. Samalla on hyvä selvittää, kuinka moni kutsutuista todennäköisesti osallistuu ja missä vaiheessa määrä voidaan vahvistaa pitopalvelulle.

Pelkkä kokonaismäärä ei kuitenkaan kerro kaikkea, sillä tilaisuuden kesto ja tarjoilutapa vaikuttavat mitoitukseen. Lyhyt cocktailtilaisuus vaatii erilaisen kokonaisuuden kuin koko illan henkilöstöjuhla illallisineen ja jälkiruokineen. Myös erityisruokavaliot ja allergiat on koottava ajoissa, jotta jokaiselle vieraalle voidaan suunnitella turvallinen ja juhlava makuelämys.

Menutyyppi vaikuttaa sekä kustannuksiin että juhlan tunnelmaan

Buffet, cocktailpalat ja pöytiin tarjoiltu illallinen vaativat erilaisia raaka-aineita, valmistelua ja työmäärää. Buffet voi palvella joustavasti suurempaa vierasjoukkoa, kun taas pöytiin tarjoiltu illallinen painottaa yksilöllistä palvelua ja tarkasti rytmitettyä kokonaisuutta. Cocktailtarjoilu sopii puolestaan seurustelupainotteiseen tilaisuuteen, jossa vieraat liikkuvat ja keskustelevat vapaasti. Oikea vaihtoehto löytyy juhlan tavoitteen, aikataulun, tilan ja budjetin perusteella.

Menun hintaan vaikuttavat myös ruokalajien määrä, raaka-ainevalinnat, jälkiruoat sekä juomatarjoilut. Kustannuksia voidaan hallita suunnittelemalla tasapainoinen menu, jossa laadukkaat ja tuoreet raaka-aineet muodostavat harkitun kokonaisuuden ilman tarpeettoman laajaa valikoimaa. Catering Henriksson suunnittelee yritystilaisuuksien tarjoilut asiakkaan toiveiden, teeman, vierasmäärän ja budjetin mukaisesti.

Tarjoiluhenkilökunnan tarve määräytyy palvelutavan mukaan

Tarjoiluhenkilökunnan määrä riippuu siitä, miten paljon palvelua yritys haluaa juhlan aikana. Henkilökuntaa voidaan tarvita esimerkiksi kattamiseen, tarjoilujen täydentämiseen, pöytiin tarjoiluun, juomapalveluun ja tilaisuuden käytännön sujuvuudesta huolehtimiseen. Pitkä juhla tai monivaiheinen illallinen kasvattaa tavallisesti työtuntien tarvetta verrattuna kokonaisuuteen, jossa ruoat toimitetaan valmiiksi sovittuun paikkaan.

Henkilökunnasta säästäminen ei aina pienennä kokonaiskustannusta tarkoituksenmukaisella tavalla. Jos järjestelyvastuu jää yrityksen omille työntekijöille, heidän aikaansa kuluu kattamiseen, täydentämiseen ja jälkitöihin juhlimisen sijasta. Ammattitaitoinen palvelu auttaa pitämään illan aikataulussa ja tarjoilut tyylikkäinä, jolloin myös järjestäjä voi osallistua pikkujouluihin ilman jatkuvaa käytännön vastuuta.

Astiat, kattaus ja kuljetus viimeistelevät realistisen tarjouksen

Astiavuokrauksen tarve riippuu juhlatilan varustelusta, menusta ja tarjoilutavasta. Budjettiin voivat vaikuttaa ruoka- ja jälkiruoka-astiat, aterimet, kahvikupit, lasit sekä tarjoiluastiat. Lisäksi on huomioitava kuljetus, kattaus, mahdolliset koristelut ja käytännöt, jotka liittyvät astioiden käsittelyyn. Kun nämä sisällytetään tarjouspyyntöön heti alussa, kokonaisuutta voidaan arvioida huomattavasti luotettavammin.

Tarjouspyyntöä varten kannattaa koota ainakin seuraavat tiedot:

• tilaisuuden päivämäärä, paikka ja arvioitu kesto
• alustava vierasmäärä ja tiedossa olevat erityisruokavaliot
• toivottu menu ja tarjoilutapa
• henkilökunnan, astioiden, kattauksen ja juomatarjoilun tarve
• yrityksen tavoittelema kokonaisbudjetti ja juhlan teema

Jos sopiva tila on vielä etsimättä, Porvoossa sijaitseva LounasWerneri tarjoaa tilausravintola- ja kokoustilapalveluja myös yksityis- ja yritystilaisuuksiin. Catering Henriksson on tuottanut catering- ja pitopalveluja vuodesta 2012, ja yrityksen taustalla on lähes 30 vuoden kokemus ravintola-alalta. Pikkujoulukauden suosittujen ajankohtien suunnittelu kannattaa aloittaa ennen ruuhkahuippua, jotta menu, henkilöstö ja astiat voidaan sovittaa yhteen rauhassa. Hyvin eritelty tarjous auttaa yritystä näkemään, mistä hinta muodostuu ja millä valinnoilla juhlaan saadaan laadukas, yksilöllinen ja vaivaton kokonaisuus.